背景
购买由联邦拨款必须符合采购标准下OMB统一管理需求、成本原则,审计要求联邦奖(200)病死率§作为获得资金的条件,以满足年度审计合规。单独的联邦拨款可能含有独特和具体条款和条件,赠款,除了这一政策。主要调查人员必须遵守,至少与联邦资金购买时使用以下原则:
- 购买必须是必要的,而不是重复的,必须提供一个直接的好处联邦拨款。
- 在适当的地方,分析租赁和购买选项,和任何其他适当的分析必须确定最经济实用的执行采购。
- 在适当的地方和每个采购方法下面所要求的程度,分析和选择必须确保公开竞争,承包商的表现目标和消除不公平的竞争优势。
- 雇员,官员或代理的大学必须遵守调查员重大经济利益披露政策,不得参与选择、奖项、或管理联邦基金支持的合同,如果一个真正的或明显的利益冲突存在。亚博电竞
- 购买,在一定程度上可行和经济上可行的,可以用少数民族企业,女性的商业企业,劳动力过剩地区公司。
- 事务必须由原来的详细和无法匹敌的支持文档。
- 购买必须保持在聚合和不能被分离成多个增量为了绕过采购门槛要求。
- Subrecipients科研奖是免除下采购订单要求和投标策略。请参考subaward决策树可以确定一个组织被认为是subrecipient。的subrecipient奖、监控和收尾过程发出subaward提供指导。
购买和承诺不符合这些联邦要求需要返回,取消或用部门支付资金或其他非联邦。
采购的方法是什么?
- Micro-purchases——收购物资或服务的总金额小于10000美元。
- 小的购买——收购物资、服务或设备在10000美元到250000美元的范围。书面价格或利率报价必须获得至少三个合格的来源购买之前。
- 密封投标——对并购成本超过250000美元,报价是公开征集和公司固定价格合同授予负责投标人的报价是最低的价格。
- 竞争力的建议——对并购成本超过250000美元,用多个数据源进行提交报价,和固定价格或损失赔偿合同授予类型。合同必须授予负责公司的建议是最有利的计划价格和其他因素考虑。
- 非竞争性的提议(唯一)——采购通过征集建议的唯一来源。在做出购买前提交豁免必须被授予供应商选择——联邦基金只是形式。
关于这些方法的更多信息,请参阅200.320统一指导采购应遵循的方法。
你需要知道什么
购买在10000美元以下,使用自己的判断识别潜在供应商。采购订单将不会需要。尽可能地micro-purchases必须分布在一个公平、合理的方式来确保公平和有竞争力的价格。在可能的情况下,买家应该使用韦尔斯利学院折扣。亚博电竞官网如果你不确定是否购买就可称为微观——购买或购买,请联系你在帖子奖授予会计服务之前购买。例如,分期支付低于10000美元向总购买价格超过10000美元购买不算作微。
购买10000美元和250000美元之间买家需要提交一个工作日征用和附加至少三个报价供应商选择——联邦基金只是形式哪些文档依据供应商选择购买之前。书面文档需要从供应商和可以从网站,包括屏幕截图的价格列表和广告定价发表在杂志或期刊。这个文档应该在工作日征用前路由对工作流和买方不应该购买工作日之前购买订单已完全批准。尽可能地小购买必须在一个公平、合理的分配方式,以确保公平和有竞争力的价格。如果一个工作日之前没有创建采购订单接收发票,后合同服务将有权拒绝支付的发票从反对联邦基金。如果你需要协助获取3引用,请联系采购部门的资深买家。
购买超过250000美元买家需要联系金融业务和采购助理主任协助他们正式公布提案请求(RFP)的过程。蒂娜将与π或请求者工作协作,促进这个过程和满足所有联邦的要求。因此很重要的一点是,买家沟通他们的计划对于大的购买品来说尽可能早所以会有合理的时间完成招标过程。
唯一的理由
有时可能有竞争力的报价不合适,要求获得他们放弃。未能预见需求造成贫穷计划招标政策也不例外。例外是有效的,一个清楚的理由放弃声明的竞争性投标程序必须提交书面批准完成的3页供应商选择——联邦基金只是形式。
情况,证明购买未经招标的流程是:
- 供应商显然是一个项目的唯一来源。例子:
- 艺术作品
- 不寻常的,而不是通常可用设备
- 一个非常专业的科学设备
- 专业服务(说客、顾问)当供应商提供所需的服务有一个独一无二的能力由于明显独特的情况下(知识、人脉、经验)
- 有一个不可否认的兼容性要求。项目将被连接到现有的设备或购买升级现有设备/软件。
- 有不可预测的紧急情况,没有时间来报价。例子:
- 人类的生命、健康或大学财产岌岌可危
- 立即维修是设备所需的延迟会导致更高的费用。
- 分包协议,与另一个个人或机构被写入了格兰特奖。
- 联邦颁发机构或直通实体已经明确书面授权的书面请求的响应的首席研究员放弃非竞争性的建议要求。
- 竞争被认为是不足后至少两个请求已经成功。
情况下,不证明购买未经招标的流程是:
- 我们做了一些环顾四周,这个供应商是提供了一个非常好的交易。——虽然这可能是真的,联邦指导方针需要竞标过程表明,尽职调查是用于花纳税人的钱。
- 我等了这么长时间的工作,现在我需要明天——忙碌的时间表不借口大学从联邦法规
- 这将是更方便的是我们可以使用这个供应商,方便不是足够强大因素允许授予的豁免过程。紧急情况必须存在。
- 公司已经开始工作。——这样的协议或采购部门级别与这所大学政策和联邦法规。
我怎么请求豁免?
请填写第3页的供应商选择——联邦基金只是形式并提交你在帖子奖授予会计服务。包括尽可能多的文档证明豁免。不进行任何购买,直到你收到通知,经核准豁免。
排除方确认:
- 排除和悬架(25000美元或更多)
- 25000美元或更多的数量,供应商和subawardees必须确认他们没有出现在排除清单使用搜索功能山姆奖(系统管理)。π的验证供应商不应该出现在排除政党清单提交前一个工作日申请。Subawardees验证由科研办公室subaward发行之前。