随着学院的承诺对可持续发展和减少纸张废物，社区可以以电子方式分享信息的轻松，越来越渴望在线移动协议和合同。许多这些类型的文件需要签名，这就是历史上他们被收集并以纸张形式存储的原因。但是，在与我们的律师讨论电子签名的合法性之后，我们了解到，只要满足以下条件，他们就是一个可行的选择：
在线表单必须有一个明确的过程，用于指示一个人对显示的文本的协议（例如，检查复选框，单击按钮或键入一个名称）。
The signing process must be designed so that it clearly establishes intent to sign the document on the part of the signer (i.e., the wording and layout must be designed so that the signers have a clear understanding that applying their electronic signature means they are agreeing to the document).
系统必须保存签名，并将其附加到（或逻辑上与其逻辑关联）签名文档的存储记录。
显示要签名并捕获签名的系统必须安装在身份验证系统后面，以便该系统可以准确记录谁签署协议和在什么时间。
由于显示用于签名的表单文档的电子版本可以稍后修改，因此必须用修改日期以电子方式存储每个不同版本的文档的副本。任何特定版本上的电子签名必须以一种方式存储，使得它在它签名时使用的特定版本附加（或逻辑关联）。这应该导致检索谁签署了谁，以防需要这一点。
这些电子签名必须与文档一起存储至少2年或只要文档生效。还必须设计存储信息的系统，以确保在未经双方授权的情况下随后无法更改文档及其相关签名。